Netiquette beim E-Mail-Verkehr. Foto: pixabay

Sonntagskolumne

Netiquette heißt das Zauberwort, mit dem die Kommunikation via Internet höflich und freundlich ablaufen kann. Was es dazu braucht? Klar, ein paar Regeln, aber eigentlich nur gesunden Menschenverstand und Empathie.

Ich möchte hier nicht über Hassmails und Beschimpfungen per social media schreiben, sondern über den ganz normalen Umgang per E-Mail, so wie es im Beruf aber auch im Ehrenamt erforderlich ist. Und da gibt es ein paar Dinge, für die ich sensibilisieren möchte, auch mich selbst!

Wenn man sich die Ratgeber für Netiquette im Netz anschaut, die ich später kurz zusammenfasse, dann fehlt mir eine Regel zum Antwortverhalten. Man möge geduldig sein, heißt es, wenn nicht sofort eine Antwort kommt.

Gut, wir werden tagtäglich von zig Mails überschwemmt, manche lassen sich gleich als unerwünschte Werbung löschen, aber viele sollten beantwortet werden. Zumindest erwartet das der Absender. Wenn ich also einem bekannten Kreis von Menschen, die mit mir zusammenarbeiten, eine Mail schicke mit einer Bitte um Feedback oder einer Einladung, dann erhoffe ich eine Antwort und bin frustiert, wenn das nicht passiert.

Noch ärgerlicher aber wird es, wenn ich dringend zwecks Arbeitsplanung auf Zusagen, Absagen oder Terminabstimmungen, beispielsweise zur Arbeit an diesem Onlinemagazin angewiesen bin.

Lust und Frust beim E-Mailen. Foto: pixabay

Neulich hörte ich von einem Bekanntem, dass man an über 600 Menschen in unserem Landkreis eine Einladung zu einer Veranstaltung geschickt habe und 18 Rückmeldungen erhielt.

Da muss ich ganz still sein, ich spreche in kleineren Größenordnungen von 100 Adressaten und 10 Antworten oder von 15 und 2 Antworten, alle allerdings wohlbekannte Adressaten.

Manchmal komme ich mir vor als würde ich Mails, die Ergebnisse gemeinsamer Arbeit beinhalten und in denen ich um Bestätigung oder Kritik nachsuche, in ein schwarzes Loch schicken. Es saugt sie auf, spuckt aber nichts wieder heraus. Das frustriert.

Jawohl und auch ich habe schon vergessen, auf wichtige Mails zu antworten und finde sie – Asche auf mein Haupt – Wochen später, wenn ich wieder einmal meinen Account säubere.

Deshalb mein Aufruf an alle, mich selbst eingeschlossen: Versetzt Euch in die Lage der Absender. Weiter nichts.

Und hier folgen ein paar allgemeine, aber auch wichtige Regeln der Netiquette:

1. Schlage einen respektvollen Ton an und stelle Dir immer einen Menschen vor, an den du gerade schreibst. Logisch, es ist ja ein Brief, adressiert an jemanden, den man kennt oder auch nicht, aber auf den man doch einen guten Eindruck machen möchte, auch wenn es manchmal um Kritik geht.

2. Schreibe nie in Großbuchstaben, das wirkt wie ein Anschreien des Adressaten. Vermeide zu viele Ausrufezeichen.

3. Achte auf Rechtschreibung und Grammatik und lies Dir immer noch einmal die Nachricht sorgfältig durch. Fehler machen einen schlechten Eindruck.

4. Denke an eine passende Anrede und Grußformel, das kann sich im Laufe einer Konversation von „Sehr geehrter“ zu „Lieber“ ändern.

5. Füge möglichst eine Signatur hinzu, aus der hervorgeht, wer du bist und wie man dich postalisch und telefonisch erreichen kann.

6. Wenn du Mails an mehrere Personen verschickst, nutze BCC (Blind copy) um die Privatsphäre der Adressaten zu schützen. Niemand freut sich, wenn die Mailadresse ungefragt an unbekannte Personen weitergereicht wird.

7. Nutze CC (Carbon copy), wenn du eine weitere Person nur über den Sachverhalt informieren willst, den du an einen Adressaten verschickst oder wenn du Personen zusammenführen willst.

8. Achte immer unbedingt darauf, wenn du Mails weiterleitest, welcher Mailverkehr dranhängt. Dabei können vertrauliche Informationen unbedacht in falsche Hände geraten.

9. Fasse dich unbedingt kurz und strukturiere deine Mails mit Fettungen oder Anstrichen.

10. Nutze für jede Mail ein passendes „Betreff“, das ist enorm wichtig, wenn eine Flut von Mails zu bearbeiten ist, damit man wichtige Informationen oder Einladungen zu Zoomkonferenzen wiederfindet.

11. Gerade bei der Versendung von Links zu Zoomkonferenzen ist es höflich, diese noch einmal kurz vor dem Termin zu versenden. Das gilt auch für Einladungen zu Präsenzveranstaltungen.

12. Versende nicht Fotos oder Videos, deren Rechte Du nicht besitzt. Beachte das Urheberrecht ebenso bei Texten und zitiere entsprechend.

Letztlich ist es einfach, sich und anderen das Leben zu erleichtern und ein wenig freudvoller zu machen. Es braucht nur ein bisschen Empathie.